Selbst ist der Verein – mit DFBnet Finanz

Ohne Expertenhilfe die Finanzbuchhaltung und Steuererklärung für den Verein erledigen? DFBnet Finanz macht's möglich. Rund 3.400 Vereine setzen inzwischen auf die Online-Lösung DFBnet Verein – 1.000 davon auf das Zusatzmodul DFBnet Finanz. Der VfL Maschen in Seevetal bei Hamburg hat als Anwender von DFBnet Finanz die erste Steuerprüfung bestanden.

"Es funktioniert hervorragend mit DFBnet Verein und DFBnet Finanz", sagt Alexandra Meyer, Geschäftsstellenleiterin des VfL Maschen. Und auch VfL-Präsident Horst Stender ist heute vom Zusatzmodul für die Buchhaltung überzeugt: "Das ist genau das Richtige für uns: Wir können damit unseren Jahresabschluss selbst machen und haben jederzeit Überblick über unsere Finanzen. Ganz wichtig ist auch die Begleitung durch DFB-Medien ."

Jederzeit Zugriff – von überall

Zunächst hatte Alexandra Meyer mit DFBnet Verein gearbeitet und die Vorzüge der Online-Software zur Verwaltung der rund 1.900 VfL-Mitglieder in neun Abteilungen schätzen gelernt. Besonders wichtig für sie: Übers Internet hat sie von überall Zugriff auf die Daten. "Wenn ich Ruhe brauche, kann ich auch von zu Hause ins System – oder wenn mir nach Feierabend noch etwas einfällt", erklärt sie und lässt die Leidenschaft für 'ihren' Verein durchblicken. Mit der DFBnet-Lösung liegen alle Personendatensätze des VfL Maschen geschützt im abgesicherten Rechenzentrum des Deutschen Fußballs. Dort werden sie gespeichert und verwaltet, während Zugriff auf die Daten selbst nur befugte VfL-Vertreter haben.

"Die 1.000 Euro im Jahr für den Steuerberater können wir uns doch sparen."

Als Alexandra Meyer dem Vorstand vorschlug, nach der Vereinssoftware auch das Zusatzmodul DFBnet Finanz zu nutzen, war der zunächst skeptisch. Denn Laien können zwischen Steuersätzen und steuerlichen Sphären schnell die Übersicht verlieren. "Lass das mal weiter den Steuerberater machen", sei die abwehrende Antwort gewesen. Der Vorstand lenkte aber ein, als Meyer argumentierte: "Die 1.000 Euro im Jahr für den Steuerberater können wir uns doch sparen." Schmunzelnd erinnert sie sich: "Den Jahresabschluss wollte er dann aber auch nicht mehr machen." Seither erledigt sie Buchhaltung und Steuererklärung allein. "Ist mit DFBnet Finanz aber auch sehr, sehr einfach." Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist mit DFBnet Finanz schnell erledigt und automatisch ans Finanzamt übermittelt. Ob Mitgliedsbeiträge, Spenden, Ausgaben für den Arbeitsdienst oder Sportbetrieb – durch die Zuordnung jeglicher Einnahmen und Ausgaben zur jeweiligen Abteilung ist der VfL Maschen immer im Bilde. "Jetzt wissen wir, welche Gelder wohin gehen und welche Abteilung was verbraucht hat."

Individueller Experten-Support

Das Programm nimmt Anwendern vor allem die Sorge, Fehler in der Zuordnung zu machen oder weil das Steuerrecht sich geändert hat: Interne Plausibilitätsprüfungen und automatische Aktualisierungen geben Sicherheit. DFBnet Finanz bietet mehr als 1.000 vorab festgelegte Sachkonten, die den jeweiligen steuerlichen Bereichen zugeordnet sind und dem DATEV-Standardkontenrahmen „SKR 49“ entsprechen. Auch die Buchung selbst wird erleichtert: Für 73 gängige Geschäftsvorfälle haben die Experten von DFB-Medien Buchungstexte vorbereitet, die den richtigen Konten, steuerlichen Bereichen und möglichen Zahlungen zugeordnet sind. Für wiederkehrende Vorgänge gibt es Kürzel, nach deren Eingabe automatisch die relevanten Konten, Steuerbereiche und Daten erscheinen. Auch an Splitbuchungen wurde gedacht.

Statt Nutzern ein dickes Handbuch zu schicken, setzt DFB-Medien auf Expertenwissen, das persönlich und individuell weiterhilft: der Support. "Mit einem kleinen bisschen Ahnung kann jeder mit DFBnet Finanz arbeiten. Man braucht nicht einmal kontieren zu können", schätzt Hans-Joachim Baumgarten vom Support das Programm ein. Was weiterhilft, weiß der Betriebswirt aus Erfahrung. Durch seinen guten Draht zum Finanzamt ist er zudem immer auf dem Laufenden, welche aktuellen Prüfschwerpunkte die Steuerbehörden verfolgen – und ist vorbereitet auf entsprechende Fragen der Nutzer. Alexandra Meyer: "Wenn ich mal nicht weiter weiß – eine Mail an den Support und die Antwort kommt sofort, schriftlich oder telefonisch. Man fühlt sich wirklich rundum gut betreut."

Erfolg spricht sich herum

Die Steuerprüfung für die Jahre 2010 bis 2012 war nicht nur der Praxistest, sondern auch ein Vergleich. "Es wurden zwei Jahre mit Steuerberater und ein Jahr ohne Steuerberater mit DFBnet Finanz geprüft", berichtet Meyer von den etwas bangen drei Monaten, nachdem sämtliche Daten des VfL Maschen dem Finanzamt in der vorgeschriebenen, sogenannten GDPdU-Auswertung für die digitale Betriebsprüfung zur Verfügung gestellt worden waren. Auch Hans-Joachim Baumgarten vom Support war gespannt: "Das war die erste Prüfung eines Vereins, der DFBnet Finanz nutzt." Alexandra Meyer war sehr erleichtert, als endlich das Ergebnis kam: Prüfung bestanden – auch für das Jahr mit DFBnet Finanz. Baumgarten: "Wir waren froh, dass es so gut lief."

VfL-Vorsitzender Horst Stender trägt jetzt stolz die gute Nachricht weiter. Alexandra Meyer: "Der Vorstand eines Nachbarclubs hat schon angefragt, ob ich ihnen mal erklären kann, wie das alles funktioniert." Auch als DFBnet Verein Supporter will sie ihr Wissen weitergeben: Das bundesweite Beraternetzwerk, das DFB-Medien damit aufbauen möchte, soll erfahrene Anwender mit Vereinen zusammenbringen, die bei der Einführung Unterstützung brauchen. Alexandra Meyer: "Ich finde die Programme toll und gebe meine Erfahrung gerne weiter."